Polityka prywatności Wakacyjne Szlaki

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Wakacyjne Szlaki (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze turystycznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Wakacyjne Szlaki z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane użytkownikom za pośrednictwem serwisów internetowych, umów i korespondencji firmowej.

1.3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisami prawa polskiego.

2. Zakres zbieranych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju świadczonych usług turystycznych i formy kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to konieczne ze względu na wymogi organizatorów, hoteli lub przewoźników),
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane dotyczące rezerwacji i podróży: termin i miejsce wyjazdu, rodzaj usługi, preferencje dotyczące zakwaterowania i transportu, informacje o uczestnikach podróży,
• dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury lub rachunku (np. NIP, adres do faktury),
• dane komunikacyjne: treść korespondencji z nami (np. e‑maile, informacje przekazane telefonicznie podsumowane w notatkach),
• dane związane z korzystaniem z naszych serwisów internetowych: adres IP, dane o urządzeniu, dane cookies i podobne technologie (zgodnie z polityką plików cookies serwisu),
• dane szczególne (np. informacje o stanie zdrowia, alergiach, ograniczeniach ruchowych) – wyłącznie jeśli są niezbędne do właściwej realizacji usługi turystycznej i wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy turystycznej lub związanej z nią umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w szczególności:

• przygotowanie i przedstawienie oferty wycieczek, wyjazdów i innych usług turystycznych,
• dokonanie rezerwacji u podmiotów współpracujących (hotele, przewoźnicy, lokalni organizatorzy, ubezpieczyciele itp.),
• obsługa płatności, rozliczeń i reklamacji,
• obsługa bieżącej komunikacji dotyczącej umowy.

(b) Wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym:

• obowiązki księgowe i podatkowe (przechowywanie dokumentów księgowych, wystawianie faktur),
• obowiązki wynikające z przepisów dotyczących usług turystycznych i ochrony konsumentów.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), m.in.:

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa oraz monitorowanie jakości świadczonych usług,
• prowadzenie podstawowej analityki biznesowej, statystyk oraz raportowania,
• utrzymywanie kontaktu z klientami i partnerami biznesowymi.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; w przypadku szczególnych kategorii danych – art. 9 ust. 2 lit. a RODO), w celu:

• przesyłania informacji handlowych i marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• przetwarzania danych szczególnych (np. zdrowotnych) w zakresie niezbędnym do dostosowania usługi do indywidualnych potrzeb.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• podmioty świadczące usługi turystyczne: hotele, pensjonaty, przewoźnicy, linie lotnicze, armatorzy, lokalni organizatorzy i biura partnerskie, przewodnicy, ubezpieczyciele,
• dostawcy usług płatniczych i banki,
• dostawcy usług IT i hostingu, operatorzy systemów rezerwacyjnych,
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne,
• uprawnione organy administracji publicznej i służby państwowe – gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

4.2. W przypadku gdy realizacja usługi wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), odbywa się to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne), o czym informujemy klientów, jeżeli takie przekazanie występuje.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie:

• przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego),
• przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do momentu jej wycofania, chyba że wcześniejsze usunięcie danych będzie wymagane przepisami prawa lub uzasadnionym interesem Administratora (np. ograniczenie przechowywania do celów dowodowych).

6. Prawa osób, których dane dotyczą

6.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania w takim zakresie,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem).

6.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z nami wykorzystując dane kontaktowe podane w materiałach informacyjnych Wakacyjne Szlaki lub na stronie internetowej.

6.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych

7.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie należytego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, w tym:

• środki ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosowanie zabezpieczeń informatycznych (hasła, szyfrowanie tam, gdzie jest to zasadne, zabezpieczenia sieciowe),
• procedury tworzenia kopii zapasowych i ochrony przed utratą danych,
• szkolenia pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

7.2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator podejmie działania zgodne z RODO, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformuje właściwy organ nadzorczy i osoby, których dane dotyczą.

8. Pliki cookies i technologie śledzące

8.1. Serwisy internetowe Wakacyjne Szlaki mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• prowadzenia statystyk odwiedzin,
• dostosowania treści do preferencji użytkowników,
• prowadzenia działań marketingowych, jeśli użytkownik wyrazi na to zgodę, jeśli jest wymagana.

8.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

9. Marketing i komunikacja

9.1. Możemy wykorzystywać dane kontaktowe klientów do przesyłania informacji marketingowych dotyczących naszych usług turystycznych (oferty, promocje, nowości), o ile opiera się to na:

• uprzednio wyrażonej zgodzie – w przypadku komunikacji elektronicznej (e‑mail, SMS, połączenia telefoniczne), jeżeli wymagają tego przepisy prawa,
• prawnie uzasadnionym interesie Administratora – w zakresie dopuszczonym przepisami prawa.

9.2. Każda osoba może w dowolnym momencie sprzeciwić się otrzymywaniu treści marketingowych lub wycofać wyrażoną wcześniej zgodę.

10. Przetwarzanie danych dzieci

10.1. Usługi turystyczne często obejmują udział dzieci jako uczestników wyjazdów. Dane dzieci są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji wyjazdu oraz tylko za pośrednictwem i za zgodą ich opiekunów prawnych.

10.2. Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony danych małoletnich, ograniczając ich przetwarzanie do minimum wynikającego z wymogów organizacyjnych, bezpieczeństwa podróży i przepisów prawa.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług turystycznych lub stosowanych technologii.

11.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w naszych serwisach internetowych lub udostępniana w innej odpowiedniej formie. Korzystanie z naszych usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

12. Kontakt

12.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw lub pytaniami dotyczącymi niniejszej Polityki prywatności prosimy o kontakt z Wakacyjne Szlaki za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych.